Vytvořte cestu k excelentní formě údržby založené na datech

-- 13.03.2020

…a pak pomocí metrik sledujte, jak jste dosáhli pokroku. 

Cesta vedoucí k excelentní formě údržby se může ubírat mnoha různými směry. Někteří se zaleknou a nikdy se po ní nevydají; posléze si samozřejmě musejí nést následky takovéhoto rozhodnutí. Pro ostatní to může být dlouhá a klikatá cesta a v některých případech i slepá ulička. Avšak pro organizace vykazující nejvyšší zisky je tato cesta zcela přímá a jasná.

Pro lepší pochopení toho, k čemu tento článek směřuje, si uveďme následující analogii: Představte si, že se máte dostat z místa A do místa B. Máte už docela velké zpoždění a nejste si jisti, jak se na určené místo dostanete. Naskočíte do auta a s touhou dostat se co nejdříve do cíle se letmo podíváte na přístrojovou desku a nabudete pocitu, že jste se ocitli za volantem modelu T od společnosti Ford z 20. let minulého století. Žádný tachometr, žádná navigace, jen volant a čelní sklo. Nyní si představte, že čelíte úplně stejné situaci, tentokrát ale sedíte ve zcela novém modelu od společnosti Tesla Inc. Přístrojová deska je vybavena smysluplnými informacemi, k dispozici je tachometr, výstražné kontrolky, podrobná navigace atd. Ve kterém z těchto dvou případů je pravděpodobnější, že se do cíle dostanete účinnějším a bezpečnějším způsobem?

Cesta vedoucí k excelentní formě provádění údržby je také mnohem pravděpodobněji dosažitelná, když budete mít k dispozici náležitá data.

Pěkně popořádku

Oceňuje váš podnik dostatečným způsobem práci oddělení údržby?

Pokud se již nějakou dobu pohybujete ve světě výroby, možná si vzpomenete na to, jak za starých časů vypadali pracovníci údržby: chlapíci v montérkách, jimž se volalo jen tehdy, když bylo zapotřebí opravit stroj či zařízení, které už úplně vypověděly službu; pánové si pak šli po svých a zmizeli někde v dílnách v suterénu budovy. Jejich práce byla totálně podhodnocena a v důsledku toho trpěla ziskovost celé firmy.

Dnes jsou ženy a muži pracující v oblasti údržby ceněni stejně jako jakákoli jiná kritická část výrobní organizace. Mohou ovlivnit ziskovost mnoha způsoby. Řekněme například, že podnik je na tom v současné době docela dobře. Daří se prodávat vyráběné produkty a požadavky na výrobu se zvyšují do bodu, kdy je třeba rozhodnout o rozšíření výrobních linek, nasadit další směnu nebo aplikovat jinou nákladnou metodu, aby bylo možné udržet krok s poptávkou. Je snad v našich silách dosáhnout stejných výsledků tím, že bychom zvýšili dostupnost našich výrobních zařízení ze současných 87 % až na 94 %? Oddělení údržby je totiž schopno pomoci zvýšit úroveň ziskovosti stejně jako kterékoli jiné oddělení společnosti.

Pokud podnik zatím nedokáže rozpoznat skrytý potenciál údržby, prvním cílem by mělo být vykomunikovat tyto hodnoty s příslušnými manažery. Začněte tím, že budete pravidelně zasílat reporty přímým nadřízeným nebo třeba i řídícím manažerům podniku. Do svých zpráv zahrňte referenční body, které ukazují míru dokončení práce, popište, čeho všeho již bylo dosaženo, kolik času a finančních prostředků bylo ušetřeno, a nezapomeňte vzpomenout i oblasti, které k dokončení úkolu potřebují více zdrojů.

Zmapujte si cestu předem

Vše začíná náležitým plánováním.

K tomu je vhodné mít vytvořen plán, jak a kam se věci mají ubírat. Minimálně je zapotřebí si stanovit jasný cíl. Určete si, jak jinak se tam dostanete?

Ujistěte se, že do plánování je zapojen správný tým, v němž by měli být zástupci těchto oddělení:

Proces zlepšování začíná rozpoznáváním vašich cílů, úkolů a problematických míst. Použijte bílou tabuli a zapisujte si, které oblasti vás nejvíce tlačí, což má vliv na efektivitu procesů a konečně i na ziskovost celého podniku.

Vytvořte seznam a diskutujte o něm – tyto body diskuse budou nakonec sledovány a napraveny v rámci systému CMMS.

Poskytovatel systému CMMS vám pomůže s organizací vašich požadavků a vy se ujistěte, že software je nakonfigurován tak, aby problémové oblasti vymizely. Měli byste být schopni vidět dosažený pokrok a v případě potřeby určit správný směr. Poskytovatel systému CMMS bude mít často po ruce odborníky přes data, kteří vás povedou na cestě k lepšímu zadávání, extrahování a používání provozních dat.

Najděte nejúčinnější metriky

Na rovinu si řekněme, že neexistují žádné metriky s kouzelnými účinky.

Systém CMMS je schopen využívat velké množství dat a demonstrovat pomocí metrik a analytických nástrojů, které měří, v jaké fázi se organizace nachází v současné době, kde by se měla nacházet a jakým způsobem lze tohoto pokroku dosáhnout. Vše je zobrazeno jednoduše a přehledně v číslech, grafech, zprávách nebo prostřednictvím klíčových ukazatelů výkonu (KPI).

Existují doslova stovky možných metrik, které by bylo možné sledovat. Liší se od role k roli a v průběhu času se mohou měnit, což souvisí s tím, jak dochází k pokroku nebo když je nutná změna plánu. Jedna věc je ale jistá: Pokud nemáte jasnou a konkrétní představu o tom, jakých úkolů a cílů chcete dosáhnout a kudy má vaše cesta vést, nikdy nebudete mít k dispozici účinný seznam potřebných metrik, dat a analytických nástrojů. Dále v článku jsou uvedeny tři běžné oblasti metrik, které by výrobci měli pravidelně sledovat:

1. Nevyřízené úkoly / nahromaděné pracovní příkazy

Nevyřízené úkoly – obvykle ve formě pracovních příkazů, nápravných nebo preventivních opatření. Nevyřízené úkoly jsou často popisovány ve dnech nebo týdnech („Máme 6 týdnů nevyřízených úkolů z oblasti preventivní údržby“). Cílem je snížit počet těchto nevyřízených úkolů na efektivní úroveň. I když bude vždy existovat určitá úroveň nevyřízených úkolů, musí existovat správná rovnováha.

V některých podnicích může nastat situace, že mají příliš málo nevyřízených úkolů, je ale třeba alespoň ověřit, zda je to pravda. Nemůže to být náhodou proto, že je v podniku zaměstnáno zbytečně moc lidí? Je generováno dostatečné množství pracovních příkazů v oblasti preventivní údržby? Kratší nevyřízené úkoly jsou obvykle vždy lepší než ty delší. Jen se ujistěte, že je seznam aktuální a precizně vedený.

Ve většině podniků je však počet nevyřízených úkolů a pracovních příkazů příliš dlouhý, často z následujících důvodů:

Níže jsou uvedeny některé nástroje, které můžete použít k získání potřebné rovnováhy v oblasti nevyřízených úkolů:

2. Náhradní díl není skladem

Jedná se o obávané situace, kdy je vystaven pracovní příkaz, ať už z oblasti preventivní údržby, nebo na klasickou opravu vzniklé poruchy, a potřebný náhradní díl není skladem, aby bylo možno práci dokončit. Všichni jsme to už (mnohokrát) zažili: Výroba vůbec nestíhá plnit zakázky a v tom nejhorším možném okamžiku dojde k poruše na klíčovém zařízení. To už samo o sobě hodně zabolí, ale abyste si to vypili až do dna, samozřejmě nezbytná součást, bez které zařízení nenajede, není skladem. No a to nejhorší je, že ji nemá skladem ani váš dodavatel, takže musíte čekat, až ji vyrobí, a ještě na to, než se k vám dostane, takže prostoje a ztráty se znásobují. Tímto si prošel snad každý výrobce. Situace, kdy potřebný náhradní díl není skladem, je zabijákem ziskovosti a tomu je třeba se co nejvíce vyhýbat.

Snížení skladových zásob skutečně hovoří o schopnosti spravovat zásoby a nákupní procesy. Je známo, jaké součásti budou potřeba? Jsou správné díly k dispozici za správnou cenu a ve správný čas? Zaměřte se na tuto oblast a výše popisované situace nebudete zažívat příliš často. Když to však zanedbáte, můžete se „těšit“ na spoustu problémů, včetně prodloužení nevyřízených objednávek.

Existuje několik nástrojů, které vám pomohou vypořádat se s těmito situacemi efektivněji:

3. Pravidlo 80/20

Společnost odborníků na údržbu a spolehlivost zařízení tvrdí, že aby provoz podniku mohl být na dlouhodobě stabilní úrovni, je zapotřebí, aby 80 % pracovních příkazů bylo z oblasti preventivní údržby a zbylých 20 % na řešení vzniklých poruch. Úplně „ideální stav“ je vyjádřen poměrem 90 % k 10 %. Jak to vypadá u vás v podniku? Jste schopni odhadnout tento poměr? Jaký trend u vás převládá? I když se možná nacházíte na opačném konci tohoto poměru, neboť většinou jen hasíte vzniklé problémy, mělo by být možné změřit tento poměr, vypracovat jasný plán a implementovat systém CMMS do vaší údržby, čímž by se poměr zlepšil. Tento proces zabere spoustu práce nad rámec metrik. Vyžaduje proaktivní kulturu údržby a odhodlání pracovat produktivně a efektivně a zároveň prokazovat výsledky. Za předpokladu, že se na to organizace chce poctivě zaměřit, existuje řada metrik, které by měly být sledovány.

K dispozici je několik metrik, které lze použít k vyvážení preventivní a nápravné formy údržby:

Společně za jasným cílem

Se správným dopravním prostředkem, cestou a cílem – nebo jak by se řeklo ve světě údržby – správnými nástroji, plánem a metrikami je vynikající kvalita údržby dosažitelná a přínosná pro celý podnik. Ujistěte se, že organizace chápe klíčový význam celého týmu při dosažení celkového úspěchu – a k tomu slouží právě všechna ta data, metriky a KPI, aby čísla byla prezentována akčnějším a vizuálně zajímavějším způsobem.

Chcete-li vytvořit solidní plán, musíte vybudovat správný tým včetně technologie a mít jasně definované cíle a úkoly pro každého člena. Udělejte vše pro to, aby se vaše metriky shodovaly s těmito cíli. Pak je možné, aby všichni společně pracovali na budování silnější a perspektivnější budoucnosti.

Paul Lachance je poradce pro oblast výrobních procesů ve společnosti Dude Solutions. Celou svou kariéru věnoval optimalizaci týmů údržby tím, že se zaměřoval na procesy rozhodování na základě dat a získaných informací v přehledné formě. Svůj první systém CMMS sestavil v roce 2004 a od té doby ve své profesionální kariéře navrhuje a řídí systémy CMMS a EAM.